Zusammenarbeit auf Distanz – Wie Dir Home Office gelingt

Sei es aufgrund eines progressiven Unternehmensmodells oder auch auf die aktuell andauernde Coronakrise, eins ist sicher: Im Jahr 2020 steht dem Prinzip der Remote Work, Telearbeit oder auch Home Office eine große Zukunft bevor.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile des zukunftsorientierten Konzepts und gewähren ihren Mitarbeitern die lang ersehnte Option zur Heimarbeit. Bei weBOUND arbeiten wir bereits seit 2016 standortunabhängig und betreuen Kunden international bei der Realisierung von Online Shops, Funnels und Online Produkten. 

Daher haben wir eine große interne Wissensbibliothek rund um das Thema Home Office und Remote Work aufgebaut. 

Im heutigen Blogpost öffnen wir die Tore zu dieser Bibliothek und teilen unsere Erfahrung und die besten Tipps und Tricks zur Zusammenarbeit an unterschiedlichen Standorten.

In diesem Artikel erzählt Dir Online Marketing Praktikantin Anja alles rund um ihre Erfahrungen bei der ortsunabhängigen Agentur weBOUND marketing: Meine ehrliche Praktikumserfahrung bei weBOUND marketing

Was ist Remote Collaboration?

Remote Collaboration [rɪˈmoʊt kəˌlæbɚˈreɪʃən] n. 

= standortunabhängige Zusammenarbeit 

Zu Deutsch bezeichnet “Remote Collaboration” die Zusammenarbeit mehrerer Menschen an ein und demselben Projekt zur gleichen Zeit an unterschiedlichen Orten. 

Es geht also um eine immer wichtiger werdende Arbeitsweise: Das Zusammenarbeiten von Teams aus dem Home Office. 

Doch es steckt noch mehr dahinter: Es geht darum ganze Teams von überall auf der Welt zu einem zu machen und über räumliche Distanzen in Einklang miteinander zu bringen.

Das ist heute nicht nur einfacher realisierbar, sondern auch notwendiger denn je: Die durch den Coronavirus ausgelösten Maßnahmen erfordern eine immer einschränkendere Lebensweise, sodass Meetings, Konferenzen oder auch ein normaler Arbeitstag im Büro auf unbestimmte Zeit nicht mehr möglich sein werden.

Umso wichtiger ist es, ein System für Dein Unternehmen zu entwickeln, welches die Zusammenarbeit über räumliche Entfernung ermöglicht und optimiert. 

Kollaboration im Home Office hört sich in erster Linie wie ein Widerspruch in sich an, doch können mit wenigen Kniffen und Tools ganze Teams aufeinander abgestimmt werden – Und dafür braucht es gar nicht mehr als eine WLAN-Verbindung!

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Wie Du Zusammenarbeit im Home Office für Dein Team ermöglichst

Teamkommunikation

Kommunikationsnetz aufrechterhalten

Im Home Office ist regelmäßige Kommunikation das A und O. Einerseits heißt dies, sich selbst als Teammitglied am Riemen zu reißen und jegliche Fortschritte, Fragen oder dringenden Angelegenheiten ohne Verzögerung mitzuteilen. Selbstverständlich sollte dies situationsabhängig und immer dann, wenn es notwendig ist, erfolgen. Ob via Teamchat, E-Mail oder Slack Updates ist hier jedem Unternehmen selbst überlassen und hängt selbstverständlich auch von der Art der Information ab.

Manchen Teams kann es allerdings auch helfen, regelmäßige online Stand-Ups durchzuführen, welche das gesamte Team auf einen einheitlichen Stand bringen. Hierfür eignet sich besonders gut die Videosoftware Zoom, mit welcher sowohl Live Übertragungen, als auch Aufzeichnungen für fehlende Mitarbeiter vorgenommen werden können.

Schreiben ist Silber, Reden ist Gold

Auch wenn es verführerisch ist, einfach eine E-Mail an die Kollegen zu senden, sollten sich Teams nicht zu sehr in schriftliche Kommunikationsmodi verlieren. Direkte Gespräche auch im Home Office zu bewahren, etwa via Telefon oder Video, hingegen helfen nicht nur, Missverständnisse zu vermeiden und Abläufe schnell zu klären, sondern sind auch ein Zeichen der Wertschätzung und ermöglichen den Vertrauensaufbau über Distanz.

Hier geht es zudem nicht um Zeitersparnis und Effizienz, sondern um Klarheit und Transparenz, also keine Angst vor längeren Gesprächen!

Nicht auf Wertschätzung vergessen

Auch wenn richtige Feiern und Zusammenkünfte für Teams, die im Home Office arbeiten nicht möglich sind, sollten Feierlichkeiten nicht zu kurz kommen.

Bei weBOUND gibt es einen eigenen virtuellen Raum, in diesem Fall ein eigens für Festivitäten eingerichteter Kanal in unserem Kommunikationssystem, in dem wir positive Entwicklungen oder auch Festlichkeiten wie Geburtstage gemeinsam feiern. Das stärkt den Zusammenhalt und verbreitet Freude!

Online Meetings

Manche Dinge, lassen sich nunmal einfach nicht mittels Textnachrichten klären. Umso besser, dass auch bei Zusammenarbeit im Home Office nicht von Meetings und Konferenzen abgesehen werden muss.

Hierbei ist es jedoch wichtig, einige Aspekte zu bedenken, damit das Online Meeting sich in kein Wartespiel und Kaffeeklatsch verwandelt:

Termintreue einhalten: Wie auch bei gewöhnlichen Meetings sollte darauf geachtet werden, pünktlich zu sein und Verspätungen zu vermeiden. In diesem Fall sollten also statt der Zugverbindung alle Teilnehmenden ihre Internetverbindung und alle involvierten technischen Geräte überprüfen, sodass keine Verzögerungen auftreten.

Agenda: Ähnlich wie bei persönlichen Meetings gibt eine Agenda auch für Meetings im Home Office allen Teilnehmenden die Möglichkeit, sich auf das bevorstehende Meeting vorzubereiten und hilft damit, unnötige Verzögerungen zu minimieren. Um sie wortwörtlich nicht aus den Augen zu verlieren kann sie in den Bildschirmrand eingeblendet werden.

Konzentration beibehalten mit Freedom: Bei Online Meetings ist die Gefahr ganz besonders groß, kurz abzuschweifen und auf anderen Tabs beispielsweise die Nachrichten zu überfliegen. Um die Konzentration aufrechtzuerhalten bietet es sich daher an, mit Programmen wie Freedom den Zugriff zu ablenkenden Webseiten freiwillig, temporär zu beschränken.

Störungen vermeiden: Klingeltöne am Handy, Benachrichtigungen am Laptop oder Störungen durch die eigene Familie – Nichts bringt alle Beteiligten mehr aus dem Konzept als derartige Unterbrechungen. Schalte daher Benachrichtigungen an Laptop und Handy auf stumm und hänge ein “Bitte nicht stören”-Schild auf um ungestörte Meetings im Home Office abhalten zu können.

Letztendlich stellt sich die Frage nach dem richtigen Video-Programm. Hier sind die Top 2 weBOUND-Favoriten:

Video-Allrounder Zoom

Zoom ist eine regelrechte All-In-One Software: Online Besprechungen von allen elektronischen Geräten aus, Video Webinare mit mehreren Hundert Teilnehmern und sogar das Erstellen unterschiedlicher Konferenzräume werden vereint in einer Anwendung. Zoom kann außerdem mit Deinem Kalender verknüpft werden, sodass Gesprächspartner selbstständig einzelne Termine auf bestimmte, virtuelle Meetingräume buchen können.

Professionelle, immersive Online Meetings mit Adobe Connect

Mit Adobe Connect sind personalisierten Online Meetings keine Grenzen gesetzt. Bis zu 25 Teilnehmende können sich auf anpassbare, virtuelle Meetingräume verteilen und gemeinsam strategisieren. Um Meetings so immersiv und engagierend wie möglich zu gestalten können Frage& Antwort-Runden, Umfragen, Simulationen und kleine Spiele integriert werden.

Zusammenarbeiten in Teams

Home Office-Betrieb heißt auch, sich nicht einfach zum Kollegen am Nebentisch lehnen zu können um Ideen miteinander zu teilen. Stattdessen sind Programme gefragt, die es ermöglichen gemeinsam an Visualisierungen und Dokumenten zu arbeiten. 

Einheitliche Systeme schaffen

Insbesondere dann, wenn mehrere Menschen an verschiedenen Orten an einem Projekt – oder in diesem Fall an einem Dokument – zusammenarbeiten, ist es notwendig im ersten Schritt Regeln und Rahmenbedingungen zu schaffen, innerhalb von denen agiert werden soll.

Bei der Erstellung von gemeinsamen Dokumenten ist es daher ratsam, sich vorab über Gliederung, formale Kriterien und grundlegende Regeln zu einigen, welche als Glossar festgehalten und im Laufe der Zusammenarbeit referenziert werden können.

Cloud-basierte Datenbank für Dokumente des Unternehmens 

mit Google Drive bzw. Google Suite

Google Drive verbindet das Microsoft Office Paket mit Google Funktionen. Dadurch kann zeitlich im selben Dokument, Excel oder Präsentation gearbeitet werden und jeder im Team hat immer überall die richtige Version parat – sogar am Handy. Des weiteren können Zugänge und Berechtigungen zu den Dokumenten und Ordnern eingeschränkt und vergeben werden. Man kann diese auch für das Wissensmanagement verwenden.

Alternativ könnte auch mit Dropbox oder OneDrive gearbeitet werden.

Zugriff auf den eigenen Computer geben mit TeamViewer

TeamViewer ist ideal für bildschirmübergreifende Arbeit im Home Office. Diese Programm ermöglicht es, einem Gesprächspartner gesicherten Fernzugriff auf Deinen PC zu geben, ohne dass ihr euch im selben Raum befinden müsst. Besonders hilfreich ist das, wenn die Technik streikt und die IT-Abteilung in einem ganz anderen Stadtteil sitzt.

Teilen, was Du siehst mit Screenleap

Spätestens mit Screenleap sind auch alle Probleme des Screensharings mit Teamkollegen nachhaltig gelöst: Anstatt umständliche Videolösungen zu recherchieren, ermöglicht es die Browser-Software einfach den eigenen Bildschirm mit beliebigen Personen zu teilen um sie direkt an bestimmten Prozessen zu integrieren. 

Versenden größerer Datenmengen mit WeTransfer

Dokumente, Fotos in hoher Auflösung oder Präsentationen zu verschicken kann hin und wieder schwierig werden, wenn die zu transportierende Datenmenge hoch ist. Mit WeTransfer werden Dateien und Ordner bis zu 2 GB an mehrere Empfänger zugleich versandt. Diese erhalten einen Download-Link, der weitergeleitet werden kann.

Ideen teilen

Im Gegensatz zu Dokumenten kann es bei Ideen häufig ein wenig schwieriger ausfallen, diese miteinander zu teilen und zu bearbeiten wenn sich jeder im eigenen Home Office befindet. Hierbei gilt die bereits erwähnte Regel “Schreiben ist Silber, Reden ist Gold”. 

Anstatt umständliche, ewig lange Nachrichten zu verfassen um Ideen, die vielleicht für einen selbst Sinn ergeben, für Außenstehende aber nur wirre Gedankenfetzen sind, verständlich zu machen, ist es viel einfacher Ideen mit dem gesprochenen Wort und zusätzlichen Darstellungen zu erklären und gemeinsam weiterzuentwickeln.

Ideen visualisieren mit MindMeister

Bilder, oder eher Mindmaps sagen mehr als Tausend Worte. Da Stift und Papier allerdings nicht sehr onlinefreundlich sind, hilft MindMeister dabei, Ideen innerhalb von Teams visuell aufzubereiten, zu entwickeln und zu teilen. Dem gemeinsamen Brainstorming sind damit keine Grenzen mehr gesetzt!

Ein Online Whiteboard für alle Zwecke: Miro

Für Leute, die es gewohnt sind ein Whiteboard zur Untermalung ihrer Präsentationen und Brainstorming Sessions zu verwenden, könnte Miro ein echter Gamechanger sein: Wie bei einem echten Whiteboard ist es möglich, mehrere Leute gleichzeitig auf ein Board zugreifen zu lassen und somit den Visualisierungsprozess zu begleiten.

Schlussworte

In den ersten Umsetzungstagen des Home Office-Konzepts bedeutet dies natürlich eine große Umstellung für Teams und Unternehmen, womit auch einiges an Arbeit verbunden ist. 

Steht das System allerdings, so muss daran auch nicht mehr groß gerüttelt werden und resultiert schnell in Effizienzsteigerung und Flexibilität.

Doch auch für besonders eilige Fälle gibt es eine rasche Lösung: Um Arbeitnehmern und Arbeitgebern bei der Umstellung auf Remote Work oder Home Office Betrieb unter die Arme zu greifen entwickelte das weBOUND Team einen ausführlichen Leitfaden, dert laufend erweitert und aktualisiert wird. 

Auf aktuell 26 Seiten haben wir alle Tipps, Tricks und Strategien aus 4 Jahren als ortsunabhängige Agentur zusammengetragen.

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Bettina Wittmann

In den seltenen Fällen, in denen Networking-Künstlerin Bettina nicht gerade an einer ihrer neuen (Content) Ideen arbeitet, fokussiert sie sich auf die Verbesserung der Workflows und auf die Systematisierung aller Aufgaben, die unter das Kapitel „Dinge die keinen Spaß machen, aber erledigt werden müssen“ fallen. Sie glaubt daran, dass eine freundliches Miteinander einen weit bringen kann.

Vielleicht entdeckst Du sie ja als Keynote Speakerin auf einer Konferenz, Gastlektorin an Universitäten oder als Mentorin bei SartupLive und Greenstart (Klima- und Energiefonds Österreich).

Bettina beschreibt sich selbst als Foodie, Reise-Fanatikerin und wird von ihrem Team als aufrichtiger Leader angesehen, die jede Person, mit der sie zusammenarbeitet, ermutigt ihr höchstes Potential zu entfalten.